Konu: Sınav365 Röportajı
Üniversite: Amasya Üniversitesi Konuk: Volkan KUKUL
Unvan: Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürü
Video & Editör: Yunus YALIN
Değerli okuyucularımız merhabalar ben Yunus YALIN; Advancity markamızın bölüm, fakülte, üniversite veya yüksek katılımlı ve büyük kapsamlı sınavlar için geliştirdiği Sınav365 Online Sınavlar ve Yüz Yüze Sınav Yönetim modülü üzerine Amasya Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürü Volkan KUKUL hocamız ile Sınav365’in kuruma ve kullanıcılara faydası üzerine röportaj gerçekleştirdik. Hocamıza sorduğumuz sorular ve cevapları aşağıdaki gibidir:
Not: Okunabilirlik açısından konuşma metinlerinde anlamlı düzenlemeler gerçekleştirilmiştir.
Soru 1: Volkan hocam hoş geldiniz. Öncelikle kurumunuzu, kendinizi ve pozisyonunuzu tanıtarak başlayabilir misiniz?
Cevap 1: Merhabalar, öncelikle sizlere teşekkür ediyorum. Doçent Doktor Volkan KUKUL, doçentliğimi bilgisayar ve öğretim teknolojileri eğitimi alanında aldım. Yaklaşık olarak 4 yıldan uzun bir süredir Amasya Üniversitesinin uzaktan eğitim merkez müdürlüğünü yürütüyorum. Bunun öncesinde de lisans eğitimi süresine kadar dayanan, yani kısmi zamanlı öğrenci olarak başladım ve daha sonra araştırma görevlisiyken de uzaktan eğitim merkezlerinde görev aldım. 2006’dan bugüne kadar kesintisiz olarak uzaktan eğitim süreçleri ile ilgili tecrübem var. Son 4 yıldır Amasya Üniversitesi’nde yöneticilik pozisyonunda devam etmekteyim. Amasya Üniversitesi yaklaşık olarak 13 - 14 bin öğrenciye sahip, küçük sayılabilecek bir üniversite fakat uzaktan eğitim anlamında tecrübemiz pek çok üniversiteye göre baya iyidir. Çünkü 2011 yılından itibaren ya da 2012 yılından diyelim. Resmi kuruluşumuz 2011 ama 2012 yılından itibaren çok sayıda öğrenciyi uzaktan programlardan mezun ettik. Şu anda da halihazırda 10 farklı uzaktan programımız var. Dolayısıyla covid-19 pandemi sürecine girmeden de bu programlarımız vardı. Covid-19 pandemi sürecini atlatmada geçmiş uzaktan eğitim tecrübelerimiz bizim açımızdan faydalı oldu.
Soru 2: Sınav365 sistemine üniversitenizle ilgili kampüs, salon, bina gibi tanımlarınızı rahatlıkla yapabildiniz mi?
Cevap 2: Sınav365’i biz kendi aramızda eski adıyla ASOYS olarak ifade ediyoruz. Biz covid-19 pandemisinde çok yoğun olmasa bile ASOYS’u kullandık. Pademi sonrası sınavları YÖK’ün de almış olduğu kararla beraber zaten yüz yüze gerçekleştireceğiz. Biz covid-19 pandemi döneminde de covid-19 pandemisi her an bitecekmiş gibi Sınav365’i (ASOYS) kullandık. Aslında kendi testlerimizi yaptık. Dolayısıyla bir sınavın organizasyonu için kampüs, salon, bina vs. gibi bilgilerin tanımlanması ile ilgili herhangi bir sıkıntı yaşamadık ve ayrıca bilgi girişi gayet rahattı. “Yunus YALIN: Peki ilk süreçte nasıldı?” Şöyle diyebilirim ki covid-19 pandemisinden önceki dönem yani bizim kullanmaya başlayacağımız dönemde covid-19 pandemisinden dolayı yüz yüze sınav olmadığı için kullanamadığımız süreçle kıyaslayınca Sınav365 (ASOYS) ürünü için sürekli geliştirme yapılıyor. Sağ olun. Ayrıca size teşekkür etmek gerekiyor. Şöyle ki; gerek e-posta ile gerekse birebir görüşmelerde Advancity firmasına biz kendi düşüncelerimizi çok rahatlıkla söyleyebiliyoruz. Biz Sınav365 (ASOYS) ürününü sahada kullandığımız için canlı olarak daha detaylı test etme imkanımız olabiliyor. Bizim dikkatimizi çeken yenilikler noktasında da hep açık oldunuz. Yani Sınav365 ürününün gelişimine herhangi bir set vurmadınız. Bizim düşüncelerimizi de ciddiye aldınız. Bu anlamda şu anda geldiğimiz nokta olarak bence gayet güzel bir noktadayız.
Soru 3: Sınav365’de akademik kadroyu sisteme eklerken unvan kullanımı size nasıl bir fayda sağladı?
Cevap 3: Unvan kullanımı şu açıdan iyi oluyor. Her ne kadar ben buna bireysel olarak katılmasam da ister istemez üniversite içerisinde bu akademik unvana göre görevlerin dağıtılması önem arz ediyor. Yani şöyle söyleyeyim. Amiyane tabir ile öğretim görevlisinin salon başkanı olduğu bir yerde örneğin bir doçenti gözetmen yapamazsınız. Bunu farklı şekillerde çözebiliriz ama Sınav365 sisteminde unvanları görmek sınav görev atama sürecini hızlandırıyor. Bence unvan kullanımı kullanışlılık sağlıyor.
Soru 4: Sınav365’i kullanarak kitapçık tasarımınızı kurumunuza özel uygulayabildiniz mi?
Cevap 4: Evet, uyguladık. Bu noktada çok fazla gelişim kat ettiniz. Hala da birimimizde kitapçık tasarımı yapan arkadaşlarım sürekli size e-posta gönderiyorlar. Çünkü istekler bitmiyor. Yani bu noktada sizin eksiğiniz olduğu için değil, bizim genelde isteklerimiz bitmediği için sürekli bir talep halinde oluyoruz. Bence şu anda kitapçık tasarımı anlamında gayet iyi bir noktadayız. Hatta şunu söyleyebilirim ki Amasya küçük bir il biz uzaktan eğitim merkezi olarak Amasya’da uzaktan eğitim süreçlerini anlatmaya çalışıyoruz. Bazen insanlar bilmeyebiliyor. Ziyaretimize gelen insanları uzaktan eğitim merkezimizde gezdirirken sınav kitapçıklarını da gösteriyoruz. Biz şu anda Amasya Üniversitesi olarak Anadolu Üniversitesinden daha büyük sınavlar yapıyoruz. Dolayısıyla bunu göstermek de istiyoruz. Açıkçası, insanlar yapılan çalışmaları görünce hoşlarına gidiyor.
Soru 5: Sınav365 ile kişiye özel kitapçıklarınızı kolay bir şekilde oluşturabildiniz mi?
Cevap 5: Bizim kişiye özel kitapçıklarımız genelde isteğe bağlı oluyor. Sınava katılacak engelli öğrenciler varsa ve okullardan böyle bir talep geliyorsa kişiye özel kitapçık hazırlıyoruz. Bugüne kadar hiçbir sıkıntı yaşamadık. Punto büyüklüğü gibi sınavın okunurluğunu kolaylaştırabilecek neler yapılabilirse gerçekleştirdik. Herhangi bir sıkıntı yaşamadık. Ama çok yoğun kullandığımız bir özellik mi? Değil, yani birimlerden talep gelirse… “Yunus YALIN: A-B-C türleri konusunda neler yapıyorsunuz?”; onlarda sıkıntı yok. Yani gruplama noktasında hiçbir sıkıntı yok, biz zaten tüm sınavlarımızı dört grup şeklinde yapıyoruz. “Yunus YALIN: Dört gruba ayırıyorsunuz yani…”; Tabi tabi biz A, B, C ve D olarak dört farklı soru kitapçığı oluşturuyoruz. Halihazırda dört tane baskı makinemiz var. Olası kopyanın önüne geçebilmek için sınav güvenliği açısından aynı anda hem A, hem B, hem C ve hem de D olarak bütün kitapçık gruplarını basıyoruz ve dört grubu da kullanıyoruz.
Soru 6: Sınav365’in kişiye özel optiklerini rahat bir şekilde oluşturabildiniz mi?
Cevap 6: Evet, oluşturduk. Bizim eskiden gelen alışkanlıklarımız ve işleyişimiz var. Eskiden kullandığımız optik okuyucular ve onun kendi yazılımları vs. derken aslında pek çok parametre var. Aslında Sınav365’de (ASOYS) bunlardan bir tanesi oluyor. İlk etapta şu bile değişiyor; optikleri farklı bir firmadan alınca optik değişmek durumunda kalıyor ve onu yeni sisteme uyarlamak zorunda kalıyoruz. Ama bunlar doğal süreçler. Optiğin tasarlanması anlamında çok sıkıntı yaşamadık, ilk başlarda programla bizim optiğimiz arasında uyumsuzluk vardı. Ama tüm bu sorunları beraber çözdük. Şu anda gayet rahat ve sıkıntısız sınav yapabiliyoruz. Hatta en son geçen sene basılı bir sınav yaptık. Geçtiğimiz senenin final sınavları yüz yüze oldu. Hepsini Sınav365 (ASOYS) kullanarak basılı bir şekilde yaptık. Herhangi bir problem yaşamadık. Sınav365’e ben hep ASOYS diyorum siz artık Sınav365 olduğunu aktarırsınız. “Yunus YALIN: tabi” Ağız alışkanlığı biz hep konuşurken de ASOYS ASOYS yani Advancity ile pazarlığımızı yaparken de ASOYS olarak kullandığımız için şimdi Sınav365 deyince markaya da farklı davranmak istemiyorum. Yani haksızlık etmek istemiyorum. Ama ağız alışkanlığı diyelim. Artık dikkat etmeye çalışacağım. Sınav365 demeye çalışacağım. “Yunus YALIN: Olsun. Zaten akademik camiada genelde ASOYS olarak bilinir. O yüzden ASOYS denmesi belki daha iyi olabilir.”
Soru 7: Sınav365 ile sınav oluştururken sınav oturumlarını çakışmadan hangi derslikte vereceğinizi rahatlıkla programlayabildiniz mi?
Cevap 7: Evet, programladık. Bununla ilgili de bir sıkıntı yaşamadık. Biz özellikle kurum için sınavları yapmadan önce birimlerden hangi dersliklerde sınav olup olmayacağını öğreniyoruz. Bizim için kritik bir tane birim var. Bu arada biz Sınav365’i (ASOYS) sadece uzaktan programlarımız için değil, kampüs içi ortak dersler için de kullanıyoruz. Aynı anda 5000 öğrenciye eş zamanlı sınav yapıyoruz. Dolayısıyla sınavın kapasitesi açısından bunu söylemek istedim. Kapasite sorunu yaşadığımız bir iki tane okulumuz var. Kendi okullarına sığmıyorlar. Dolayısıyla iki üç farklı birimde sınava girmek zorunda kalıyorlar. Ama hali hazırda sınıfın bir bölümü bir yerde diğer bölümü diğer yerde sınava girecek şekilde planlama yapabiliyoruz. Bunun planlanması normal şartlar altında biraz zor bir iş, fakat Sınav365 ile biz hiçbir sıkıntı yaşamadık. Yani farklı binalarda da olsa çok rahatlıkla; o birime, o derslikleri, sınavın yapılacağı o kurumları çok rahatlıkla atayabildik. Yani herhangi bir problem yaşamadık.
Soru 8: Sınav365’i kullanmanız öğrencilerinizi sınav salonlarına yerleştirirken faydalı oldu mu?
Cevap 8: Tabi ki yani dediğim gibi öğrenci sayımız özellikle kampüs içi ortak derslerde çok fazla, o öğrencilerin sınıflara dağıtılabilmesi noktasında zaten manuel yapılabilecek bir iş değil, öğrencileri salonlara gayet rahat bir şekilde dağıtabildik. Herhangi bir problem yaşamadık. “Yunus YALIN: Sanırım manuel olması durumunda çok ciddi bir süreç gerektiriyor.” tabi ki yani manuel atama işlemini tek tek öğrenci bazlı değil de bölüm bazlı bile dağıtacak olsanız çok büyük bir iş, ayrıca sınav güvenliği açısından öğrencilerin de sıralara dağıtılması işi var. Sonuçta sınav güvenliği açısından sınıf içerisinde de karışık oturum alanı istiyoruz. Bunu bugün bilgisayar ortamında yapmak önemlilik arz ediyor. Tabi ki bunu yapan programlar vesaireler var. Ama Sınav365 (ASOYS) totalde komple bir uygulama olarak bakınca, Sınav365 ile hem bunu çok rahatlıkla yapıyoruz hem de diğer değişkeler ile rahatlıkla etkileşim içerisinde oluyoruz. Sınav365 gayet iyi bir sistem herhangi bir sıkıntı yaşamıyoruz.
Soru 9: Sınav365 ile salon ve sınıf gözetmenleri için görev yerlerine atama işlemini pratik bir şekilde gerçekleştirebildiniz mi?
Cevap 9: Evet, gerçekleştiriyoruz. Onda da hiçbir problemimiz yok hocalar kendi görev kağıtlarını sisteme girip alabiliyor. Herhangi bir problem yaşamıyoruz. “Yunus YALIN: Akademisyenlerin onay ret işlemlerini gerçekleştirmesine izin veriyor musunuz?” Aslına bakacak olursak normal bir sınav sistemi işliyor. Fakat üniversite açısından şöyle bir kolaylık var. Örneğin; uzaktan programlarda salon görevlileri üç aşağı beş yukarı o programların hocaları oluyor. Yani sınav görevlendirmelerini dışarıya açmıyoruz. Onun için tanımlama işlemleri bizim açımızdan çok kolay geçiyor. Sistem buna izin veriyor fakat belki sınav gözetmenlik talebini dışarıya açmış olsaydık, süreç bizim açımızdan biraz daha karışık olabilirdi. Ama biz dediğim gibi eğitim programlarının sınav görevlendirmelerini kendi hocalarımıza vermeyi tercih ediyoruz. Dolayısıyla bizim açımızdan çok kolay oluyor.
Soru 10: Sınav365’i kullanarak kurumunuza özel tasarladığınız salon aday listesi ve diğer sınav belgelerinin baskısını almak pratik miydi?
Cevap 10: Tabi tabi tüm sınav belgeleri bizim açımızdan olmazsa olmaz. Yani sınav evrakları dediğimiz evraklar; optik ve sınav kitapçığı dışındaki evraklar olmazsa olmaz. Bizim ihtiyaç duyduğumuz fakat Sınav365’de olmayan evraklar vardı. Bu evrakları talebimiz üzerine hemen sisteme eklediniz. Şu anda biz bütün sınav evraklarını aynı anda çıkartıyor, paketliyor ve gönderiyoruz. Herhangi bir eksik bir evrakımız kalmadı. İşleyişimiz gayet profesyonel oluyor. Herhangi bir sıkıntı yaşamıyoruz.
Soru 11: Sınav365 sistemine kayıtlı kişilere E-Posta ve SMS duyuruları yollayabiliyor musunuz?
Cevap 11: Şöyle e-posta yolluyoruz ama SMS yollayamıyoruz. Bu sistemle alakalı bir durum değil, KVKK’dan kaynaklı olarak SMS yollamamız istenmiyor. Onu sadece öğrenci işleri birimi yapıyor. Öğrenci işleri birimi de bizim uzaktan eğitim süreçlerine çok dahil değil, dolayısıyla SMS atılacaksa biz kendilerine listeyi gönderiyoruz. Öğrenci işleri birimi SMS atıyor. Ama normalde sistem buna izin veriyor. Bunda bir problem yok, dediğim gibi farklı mevzuatlar gereği üniversite işleyişi açısından SMS atmıyoruz. Ama e-posta duyuru gönderiminde herhangi bir sıkıntı yaşamıyoruz.
Soru 12: Sınav365 kullanmadan önce sınavınızı kaç günde organize ediyordunuz? Şimdi ne kadar sürede işlemleri tamamlayabiliyorsunuz?
Cevap 12: Aslında burası biraz yazılımdan bağımsız. Şöyle bağımsız; soru girişleri ve soruların düzeltilmesi gibi işlemler var. Yani biz hocalardan soruları sisteme girmelerini istiyoruz. Daha sonra girdikleri soruları kontrol ediyoruz. Sonra bir kitapçık formatına dönüştürüp kontrol ediyoruz. Hocalarımıza gönderip kontrol etmelerini istiyoruz. Dolayısıyla bu süreç uzayabiliyor. Yani kişiye bağlı süreçler uzayabiliyor. Ama en azından kişiden bağımsız olan süreçler açısından bakılınca süreç gayet pratik ilerliyor. Ama totalde bakılınca x yazılımında şu kadardı şu anda bu kadar deme şansım birazcık zor. Çünkü dediğim gibi sınav planlaması çok kişiye bağlı bir süreç olarak ilerliyor. Ama pratiklik açısından soracak olursanız, Sınav365 gayet pratik herhangi bir sıkıntı yaşamıyoruz.
Soru 13: Sınav365 sistemi cevap optiklerinizi tarattıktan sonra öğrencilerinizin notlarını hesaplamaya imkan veriyor mu? Size nasıl bir kolaylık sağladı?
Cevap 13: Veriyor ama uzaktan eğitim merkezi olarak çok topa girmiyoruz. Biz sınav sonuçlarını doğrudan ders hocalarına gönderiyoruz. Hocalar kendileri öğrenci bilgi sisteminde ilan ediyorlar. Öğrenci ile hoca arasında not meselesine biz dahil olmuyoruz. Yani optiği okuma noktasında herhangi bir sorun yaşamıyoruz. Fakat notlandırma işini hocalara bırakıyoruz. “Yunus YALIN: Herhangi bir sorun çıkıyor mu? Optik okuma konusunda bazı öğrencilerin silik işaretlemesi veya yanlış işaretlemesi gibi durumlarda sorun yaşanıyor mu?” Belki münferit olaylar vardır. Sahadaki arkadaşlarım daha net hatırlayacaklardır ama bildiğim kadarıyla öyle majör bir problem yaşamadık.
Soru 14: Sınav365 sisteminin oluşturduğu sınav sonuçlarını rahatlıkla OBS sistemine aktarabildiniz mi?
Cevap 14: Burada da şöyle bir şey var. Normalde aktarılabiliyor. Bununla ilgili bir web servis yazıldı. Bizim OBS bilgi sistemimiz ile Sınav365 (ASOYS) sistemi arasında ve ayrıca biz Eğitim365 (ALMS) tarafını da kullanıyoruz. Advancity diyeyim. O tarafı da kullanıyoruz. Burada aslında sistemlerin birbirleri ile konuşması iletişimi anlamında herhangi bir sıkıntı yok ama biz yine sınav sonuçlarını doğrudan OBS’ye göndermiyoruz. Hocalarımız sınav notlarına ödev, proje, portföy vs. gibi diğer ders faaliyetlerinin notlarını da ekleyebiliyor. Biz sınav notların hocalarımıza gönderiyoruz. Yani doğrudan öğrencilerin bilgilerini öğrenci bilgi sisteminden çekiyoruz ama öğrenci bilgi sistemine veri göndermiyoruz. Fakat normalde sistem buna izin veriyor. Bunda bir problem bulunmuyor.
Soru 15: Sınav365 sisteminin sınavla ilgili sunduğu raporlar sizin için yeterli mi?
Cevap 15: Evet, şu an raporlar yeterli geliyor. Tabi dediğim gibi Sınav365’i (ASOYS) covid-19 pandemisinden sonra bir kere kullandık. Bu yılı fiziksel sınavlar yaparak geçireceğiz. Covid-19 pandemi sürecinde kitapçıklar ve optikler oluşturup kendimiz test ettik. Ama gerçek sınav deneyimi anlamında bu sene bizi daha iyi aydınlatacak. Dolayısıyla Sınav365 raporları tam anlamıyla yeterli mi bu sene daha iyi göreceğiz. Dolayısıyla belki bu soruyu önümüzdeki yıl tekrardan konuşma fırsatımız olursa çok daha net açıklayabilirim. “Yunus YALIN: Tüm ihtiyacınız olan raporları da tekrardan görüşebilir ve onlar için de çalışmalar gerçekleştirebiliriz. Sadece telefon etmeniz bizim için yeterli olacaktır.” Aynen öyle o konuda zaten çok rahatız. O rahatlığı da sizden alıyoruz. Herhangi bir sıkıntımız yok, yani çok sağ olun.
Volkan KUKUL hocamıza Advancity’in yüksek katılımlı ve büyük kapsamlı sınavlar için geliştirdiği Sınav365 Online Sınavlar ve Yüz Yüze Sınav Yönetim modülümüzü kullanarak bize deneyimlerini aktardığı için çok teşekkür ederiz.
Soru 16: Son olarak eklemek istedikleriniz var mıdır?
Cevap 16: Son olarak eklemek istediğim bütün Advancity ailesine özellikle pandemi dönemi sürecinde gösterdikleri özverili çalışması için çok teşekkür ediyorum. Bu vesile ile bireysel anlamda Advancity’den görüştüğümüz kişiler var. Ama bütün ekibe teşekkür etmek istiyorum. Çünkü zor bir süreç ve o zor süreci bizler açısından kolaylaştırdılar. Uyumlu bir şekilde çalışabildiğimizi düşünüyorum. Dolayısıyla nazımızı da çok çektiniz. O anlamda da çok teşekkür ediyorum. Sizlere başarılar diliyorum.
Değerli okuyucularımız ben Yunus YALIN. Volkan KUKUL hocam ile gerçekleştirdiğimiz Sınav365 röportajımızı okuduğunuz için teşekkür ederiz. Bizi advancity.com web sitesinde ve Advancity sosyal medya hesaplarından takip edebilirsiniz. Bize 0 (216) 445 07 25 telefon numaramızdan ulaşabilirsiniz.